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財會人員如何改錯賬

發布時間:2011-2-20 19:28:02

 

財會人員謹慎的工作態度是做好會計工作的前提,但是填制會計憑證或登記賬簿時由于疏忽會偶爾發生一些差錯,對產生的這些差錯,如何查找并更正呢?我們通過以下幾方面的介紹,幫您完善會計工作。
追本溯源——教您找錯賬
形成錯賬的原因是多方面的,財會人員可以從以下幾個方面來查找錯賬類型:
1、重記或漏記賬戶查找
科目是在登記賬簿時,將記賬憑證的雙方重記或漏記,或者只登記一方,重記或只記另一方。其查找方法是:首先檢查總賬,將記賬記錄的賬戶金額分別加總與總賬核對,以確定“標準賬戶”。然后,再與日記賬進行核對。如果日記賬發生重記或漏記,則其增減發生額會與總賬的增減發生額不符;如果日記賬發生額大于總賬,說明日記賬發生重記,相反則為漏記。最后,還應根據總賬與日記賬的差額,在賬簿或記賬憑證中查找與此相同的數額,如果有,即為重記或漏記數。
2.記反賬戶方向的查找方法
記反方向,指應該記到增加方的數字,記入了減少方,或者相反。這種錯賬往往在登賬時登錯了欄次。由于記賬方向的錯誤,就會使賬戶的一方合計數加大,另一方合計數減少,這就使變動前后雙方都產生了差數。這個差數就是數字的“2”倍。因此,把這個差數用“2”除,所得的商就是記錯方向的數字。
3.記賬筆誤的查找方法
①數字錯位的查找方法。數字錯位,就是把數字的位數記錯,錯賬金額能被9整除,則商為記錯位的數字。然后,在賬內查找此數,將商放大10倍或縮小10倍。
②數字顛倒的查找方法。數字顛倒就是把數字中的前后兩個數字書寫顛倒。例如,把58寫成85,將顛倒的兩位數之間的差額27除以“9”,商為“3”,就是記顛倒后兩位數字的差額。
③寫錯或寫掉角、分尾數的查找方法。寫錯或寫掉角、分尾數就是在記賬過程中,把帶有角、分的尾數丟掉或寫錯,查找方法需要與原始憑證逐一核對。
以舊換新——教您改錯賬
由于形成差錯的性質不同,發現的時間有先有后,所以采用的更正方法也有所不同。應根據不同的錯賬情況,分別采用劃線更正法、紅字沖銷法和補充登記法等不同方法加以更正。
1.劃線更正法
劃線更正法是指用劃線來更正的方法。這種方法適應于記賬后結賬前,如果發現賬簿記錄有錯誤,而記賬憑證無錯誤,既純屬筆誤造成登賬時文字或數字出現的錯誤,應用劃線更正法進行更正。具體做法是,先將錯誤的文字或數字全部用紅線予以劃銷;然后在劃線上方用藍字填寫正確的記錄;更正后經辦人應在劃線的一端蓋章以明確責任。劃線更正時應注意以下幾個問題:在劃線時,如果是文字錯誤,可只劃錯誤部分,如果是數字錯誤,應將全部數字劃銷不得只劃錯誤數字。劃線時必須注意使原來的錯誤字跡仍可辨認。
2.紅字沖銷法。 紅字更正法是用紅字沖銷或沖減原記錄數,以更正或調整賬簿差錯記錄的一種方法。這種方法適應于記賬后發現由于記賬憑證錯誤而導致記賬錯誤的情況。紅字記錄表示對原記錄的沖減。
具體更正操作方法是:例如記賬依據的記賬憑證中應借應貸的方向、科目或金額有錯誤,導致賬簿記錄錯誤。首先用紅字填寫一張與原憑證相同的記賬憑證,在摘要中注明注銷××憑證,并用紅字金額登記入賬,以沖銷原來的賬簿記錄,然后再用藍字填寫一張正確的會計憑證,并據以登記入賬。應用紅字沖銷法是為了正確反映賬簿中的發生額和科目對應關系。
1:張芳出差,借差旅費4000元,開出現金支票支付。記賬時本應貸記“銀行存款”科目,卻誤記“庫存現金現金”科目,并已登記入賬。其更正方法如下:
①用紅字金額填制一張與原錯誤分錄相同的記賬憑證,分錄如下:
借:其他應收款——張芳 4000
貸:庫存現金 4000
②用藍字填制一張正確記賬憑證,其分錄如下:
借:其他應收款——張芳
貸:銀行存款 4000
有時,根據記賬憑證分別記入有關科目并無錯誤,但所填的金額大于應填的金額時,也可按照正確數字與錯誤數字的差額用紅字金額填制一張記賬憑證,據以登記入賬,以沖銷多記金額,并在賬簿摘要欄注明“注銷×年×月×號憑證多記金額”。
2:銷售商品一批,收到購貨方開出并承兌的商業匯票2500元,作為銷售收入。如不考慮稅金,在填制記賬憑證時,將金額2500元誤記25000元,多記了22500元,并已入賬。其誤記會計分錄為:借:應收票據——商業承兌匯票  25000
貸:主營業務收入 25000
為了更正有關賬戶多記的22500元,就應用紅字金額填制一張記賬憑證。其分錄如下:
借:應收票據——商業承兌匯票  22500
貸:主營業務收入 22500
根據此記賬憑證登記入賬后,使“應收票據”和“主營業務收入”兩科目原來的錯誤記錄都得到了更正。
3.補充登記法。
用補記差額來更正賬簿記錄錯誤的一種方法。主要適用于記賬依據的會計憑證金額有錯誤,并且錯誤金額小于應記的金額,導致賬簿記錄金額少記,而且會計科目及記賬方向均無錯誤的情況下可用此種方法。
具體做法是:填寫一張記賬憑證,其會計科目、借貸方向與原始記賬憑證一致,但金額為少記金額。并在摘要中注明補記××號記賬憑證少記的金額,并據以記賬。
3:收到某購貨單位償還的前欠貨款4500元存入銀行,在填制記賬憑證時,將金額誤記為5400元,少記了900元,并已登記入賬。更正時,應將少記的900元用藍字填制一張記賬憑證,并登記入賬。其補充更正分錄是:
借:銀行存款 900
貸:應收賬款 900
根據此記賬憑證登記入賬后,使“銀行存款”和“應收賬款”兩科目的原來錯誤都得到了更正。
畫龍點睛—— 教您好點子
1.紅字沖銷法和補充登記法忌用
記賬憑證不僅是登記明細賬的根據,也是匯總登記總賬的根據。在同一記賬根據的基礎上,如果總賬未記錯,只是某一明細科目記錯了數字,如果為更正這一明細科目差錯,而采用了紅字更正法或補充登記法,勢必影響總賬發生變動,即將原來的正確數更正為錯誤數。
如果記賬憑證正確,只是登記入賬時發生誤記,導致總賬和明細科目金額的不一致,在月末結賬前可以采用劃線更正法進行更正。
2.紅字沖銷法和補充登記法妙用
有些過賬筆誤如金額誤記,借貸雙方數額相同、借貸方向沒錯但會計科目賬戶、借貸雙方均重記或者漏記等,這些并不影響會計賬簿的試算平衡;以及某月份對某些總賬與明細賬戶未進行核對,不能確保其一致性,這些都可能形成過賬筆誤延續到月末結賬后的以后月份發現。所以過賬數字筆誤跨月以及會計科目串戶等,不宜采用劃線更正法。因為過賬筆誤跨到以后月份發現若采用劃線更正法更正時,不僅會使賬頁更正數太多,而且會使賬簿記錄與結余數和月計、累計數不相符合;而且對于會計科目串戶等誤記更正,會使誤記注銷數只能劃線注銷而無正確數可記,由于月份記賬已經結束也會使補記數無行次登記。
過賬數字筆誤跨月發現以及會計科目串戶等過賬筆誤,可根據紅字沖銷法或補充登記法原理,不必編制記賬憑證,在發現時即將過賬筆誤直接在賬簿中進行更正登記。如3月10日實現產品銷售收入4500元,賬款暫欠。編制25號記賬憑證正確,借記:應收賬款4500元,貸記:主營業務收入4500元;但登記總賬及明細賬時金額均誤記為5400元。
4月10日與應收賬款往來單位對賬發現過賬筆誤,當即更正:對“主營業務收入”(貸方)和“應收賬款”(借方)總賬(或科目匯總表)及其明細賬科目均分別以紅字沖銷900元,并標明3月10日25號記賬憑證過賬筆誤多記,同時在3月10日25號記賬憑證及其登記賬頁中補記注明過賬筆誤多記900元,于4月10日更正。 在上述舉例中,強調了不再編制更正的記賬憑證,這是因為原記賬憑證的編制是無誤的,會計記賬應保持賬證一致。對于過賬筆誤的原記賬憑證及其賬簿記錄以及更正的賬簿記錄,都強調要相互注明,這是十分必要的。這樣,便于在賬證中相互對照,也便于在賬簿中作更正后的結余額和月計、累計數的修正計算。
3.“跨年調整法”的運用。
如果發現以前年度記賬憑證中有錯誤(指科目和金額)并導致賬簿登記錯誤的,應當用藍字填制一張更正的記賬憑證,更正由于記賬錯誤對利潤產生的影響。
4:發現去年有一張管理費用支出憑證的金額本應是4500元,記賬時誤記5400元,則導致利潤減少900元。此時應作更正分錄是:
借:庫存現金(或其他科目)900
貸:以前年度損益調整 900
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